Aflevering til Faxe Kommunes Arkiver

Aflevering af papirarkivalier og digitale arkivalier fra centre og institutioner foregår altid efter nærmere aftale med Faxe Kommunes Arkiver.
 


Aflevering af digitale arkivalier

I Danmark arkiverer vi digitale data i systemuafhængige arkiveringsversioner med bestemte mappestrukturer og særlige filformater.
En arkiveringsversion skal være systemuafhængig, så vi også kan have adgang til arkivalierne om 100 eller 200 år, selvom vores nuværende systemer og filtyper måske til den tid for længst er afløst af andre.
En arkiveringsversion er ikke det samme som en kopi, men derimod en særlig version, som data konverteres over i og kan genrejses fra.

Centre og institutioner er ansvarlige for at anmelde fagsystemer til Faxe Kommunes Arkiver. Ikke alle systemer skal arkiveres. Vi hjælper gerne med at fastså om dit system er omfattet af arkivpligt eller ej. Der er fastsat en central pulje, som i udgangspunktet betaler de udgifter, der er forbundet med produktion og godkendelse af arkiveringsversioner.

Faxe Kommunes Arkiver skal godkende arkiveringsversioner før data kan betragtes som afleveret. Der må ikke foretages sletning, før der er udarbejdet og godkendt en systemuafhængig arkiveringsversion. Vi er medlem af NEA (Netværket Elektronisk Arkivering), og det er via dette samarbejde at test og godkendelse sker.

NEA har lavet en vejledning til systemleverandører, der producerer arkiveringsversioner af bevaringsværdige it-systemer til offentligt arkiv.
Vejledning til leverandører kan hentes her.
De særlige regler, der skal overholdes ved produktion af systemuafhængige arkiveringsversioner, er beskrevet i Bekendtgørelse 1007 af 20. august 2010.


Aflevering af papirarkivalier

Arkivet modtager bevaringsværdige papirarkivalier, når de ikke længere er i administrativ eller retlig brug.
En arkivaflevering skal altid planlægges og aftales.
I fællesskab laver vi en beskrivelse af afleveringens indhold, omfang og andre relevante informationer.
Det er vigtigt, at I sikrer den nødvendige dokumentation for afleveringen (for eksempel journal- og arkivplaner).

Inden aflevering skal I ordne, sortere, kassere og pakke arkivalierne:

  • Sorter materialet efter de arkiv- eller journalplaner der knytter sig til afleveringen.
  • I skal kassationsbehandle det materiale, der ikke skal arkiveres. Se nærmere om hvilke regler, der gælder for kassation og bevaring for lige netop jeres arbejdsområde, og kontakt endelig Faxe Kommunes Arkiver, hvis I er i tvivl.
    Har I materiale, der ikke skal med i arkivafleveringen, men evt. indeholder personfølsomme oplysninger, skal materialerne enten fortsat opbevares forsvarligt eller destrueres under opsyn. Faxe Kommunes Arkiver kontaktes inden materiale destrueres.
  • Pakning af afleveringen. Arkivalierne skal renses for al overflødigt materiale – det vil sige at overtallige kopier, mapper, ikke fasthæftede clips, plasticlommer, elastikker og den slags skal fjernes, da det både er vigtigt at afleveringen ikke fylder unødigt og fremmedlegemer kan ødelægge arkivalierne. Derefter pakker I arkivalierne i korrekte arkivæsker, som ”mærkes” med blyant.  
  • I skal lave en afleveringsfortegnelse, der angiver afleveringens indhold på æskeniveau, omfang og kontaktpersoner/ansvarlige i forhold til afleveringen. Afleveringen kan modtages når afleveringsfortegnelsen er modtaget og godkendt af Faxe Kommunes Arkiver. Den afleverende institution modtager herefter en kvittering for afleveringen.

Hvis der sker en nedlæggelse af jeres institution, og ingen andre overtager arbejdsområderne, skal materialet afleveres til Faxe Kommunes Arkiver.
Hvis et arbejdsområde flyttes fra en institution til en anden inden for Faxe Kommune, skal Faxe Kommunes Arkiver have besked. Materiale fra den tidligere institution skal holdes adskilt i den overtagende institution med mindre andet aftales med Faxe Kommunes Arkiver.

Når et center eller en institution afleverer papirarkivalier til Faxe Kommunes Arkiver, overgår ansvaret for materialet til arkivet. Det betyder, at al efterfølgende adgang til arkivalierne sker gennem henvendelse til Faxe Kommunes Arkiver og følger arkivlovens regler for tilgængelighed.

Centre og institutioner betaler som udgangspunkt selv alle udgifter, der er forbundet med det afleveringsforberedende arbejde.