Hvad siger loven?

I modsætning til arkivmateriale fra den private verden, er arkivdannelsen i kommunen reguleret ved lov.
Det er blandt andet lovreguleret, hvad der skal bevares fra kommunen, hvordan det skal afleveres til arkivet, og hvornår det må stilles til rådighed.

Arkivloven

Arkivlovgivningen tilpasses løbende samfundets udvikling. Den gældende lov uddybes i bekendtgørelser og cirkulæreskrivelser, og til bekendtgørelserne er der vejledninger.

Der gælder forskellige regler for arkivering fra perioderne 1842-1970, 1970-2006 og den nuværende periode efter 2007. Det kan være en stor mundfuld at få overblik, så er du uerfaren med emnet, anbefaler vi, at du begynder med vejledningerne.

Du kan læse arkivloven og de tilhørende relevante bekendtgørelser, vejledninger og cirkulæreskrivelse i filerne nederst på siden.

Arkivmæssige hensyn

Arkivmæssige hensyn indebærer, at Faxe Kommune sikrer, at sager og dokumenter skabes, journaliseres og bevares, så de efter aflevering til arkiv kan anvendes til forskningsformål og stilles til rådighed for interesserede borgere og myndigheder.

Du kan læse mere om arkivmæssige hensyn i filerne nederst på siden. Se:

arkivloven
Bek. 591
Vejledning om aflevering af arkivalier til offentligt arkiv

Scanning og digitalisering

Scanning og digitalisering er smart. I Faxe Kommune er systematisk scanning af gamle papirsager til SBSYS eller et fagsystem ikke tilladt uden særlig aftale med Faxe Kommunes Arkiver.

Hvis papirsager ønskes scannet og derefter kasseret, skal projektet derudover anmeldes til Rigsarkivet, der skal godkende digitaliseringen inden scanningen sættes i værk.

Du kan læse mere om scanning og digitalisering i filerne nederst på siden. Se:

Bek. 740 - om scanning og digitalisering
Vejledning til Bek. 740 - om scanning og digitalisering

Bevaring og kassation efter 2007

Faxe Kommune skal på alle arbejdsområder dokumentere beslutninger, overordnede linjer, det udviklingsmæssige og det, der skaber præcedens i kommunen - både aktuelt og historisk.

Du kan læse mere om reglerne for bevaring og kassation efter 2007 i filerne nederst på siden. Se:

Bek. 184 - om papirarkivalier efter 2007
Vejledning til Bek. 184 - om papirarkivalier efter 2007
Bek. 183 - om data efter 2007
Vejledning til Bek. 183 - om data efter 2007
Cis 9112 - om kassation af dokumenter i IT-systemer

Arkiveringsversion af IT-system

Ligegyldigt hvilket IT-system, der skal arkiveres data fra, er kravene til arkivversionens udformning de samme. Arkiveringsversionen har en fast datastruktur, og dertil kommer dataindhold og kontekstdokumentation, der blandt andet indeholder specifik information om arkiveringsversionen

Du kan læse mere om krav til arkiveringsversioner i filerne nederst på siden. Se: